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Der Zollprüfer kommt – so bereitest du dich optimal vor! Teil 1

Zollprüfung von der Bestellung in Asien bis zur Finanzbuchhaltung
Zollprüfung von der Bestellung in Asien bis zur Finanzbuchhaltung

Aus unserem aktuellem Freebie hast du v.a. eines gelernt: Zollprüfungen finden nachträglich in deinem Betrieb statt und eben nicht schon an der Grenze! Geprüft werden grundsätzlich die letzten 3 Geschäftsjahre. Sicherlich fragst du dich, wie du dein Unternehmen auf diese unausweichliche Prüfung bestenfalls vorbereiten kannst, um keine Herausforderungen mit dem Zoll zu riskieren. Mit dieser zweiteiligen Beitragsserie möchte ich dir den Ablauf deiner kommenden Zollprüfung näher bringen. So weißt du bereits vorab, worauf der Zoll ein generelles Augenmerk hat und kannst noch notwendige Optimierungen vornehmen, bevor der Zoll sich von selbst bei dir meldet.

In Teil 1 lernst du, wie sich der Zoll bei dir zur Prüfung anmelden wird, wie du dich optimal vorbereitest und welche Fragen dich beim Auftaktgespräch erwarten werden. In Teil 2 erfährst du dann, wie die Prüfung durchgeführt wird, wie viele Wochen die Kontrolle üblicherweise andauert und welche Folgen nach Beendigung der Prüfung möglich sind.

So meldet sich der Zoll zur Prüfung an

Jede Zollprüfung beginnt mit der sogenannten Prüfungsanordnung. Diese wird von dem Hauptzollamt erstellt, in dessen Bezirk dein Unternehmen sitzt.

Aus der Prüfungsanordnung erfährst du Folgendes:

    • das anordnende Hauptzollamt
    • Name des Prüfers
    • Rechtsgrundlagen für die Prüfung
    • der Prüfungsumfang
    • der zu prüfende Zeitraum
    • eine Rechtsbehelfsbelehrung

Vor Beginn der Prüfung wird sich der Zollprüfer bei dir melden, um einen Termin für das sog. einführende Gespräch abzustimmen. Das ist Behördendeutsch und meint ein klassisches Kick-off Meeting. Sollten triftige Gründe deinerseits gegen den vorgeschlagen Termin sprechen, kann er verschoben werden. Aktuell zum Beispiel aufgrund von coronabedingten Problemen in deiner Lieferkette. In der Praxis stellt die Abstimmung fast nie ein Problem da.

Werden grundsätzlich immer die letzten 3 Geschäftsjahre geprüft?

Ja. Wenn die Beanstandungen in der ersten Zollprüfung jedoch groß waren, kann die Folgeprüfung auch schon sehr viel früher wieder auf dich zukommen. Üblicherweise oft bereits nach 2 Jahren. Den genauen zu prüfenden Zeitraum findest du in deiner Prüfungsanordnung. Eine Ausdehnung oder Änderung des Zeitraumes ist möglich, wenn das Hauptzollamt der Änderung zustimmt. Ganz wichtig für dich ist: bereits mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung durch das Hauptzollamt ist eine sog. strafbefreiende Selbstanzeige nicht mehr möglich. Solltest du bereits jetzt ein mulmiges Gefühl zu einzelnen Zollvorgängen haben, ist es wichtig sich proaktiv selbst zu melden. Buche dir dazu einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch und wir schauen uns deine Fälle gemeinsam an!

Prüfung verkürzen durch optimale Vorbereitung

Je besser du dich auf eine anstehende Zollprüfung vorbereitest, umso schneller wird diese auch wieder zu Ende sein! Folgende Dokumente helfen dem Prüfer einen ersten Einblick in dein Unternehmen zu erhalten. Es ist ratsam, diese Unterlagen zum einführenden Gespräch bereit zu halten:

  1. Summen – und Saldenliste der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (gegebenenfalls nur lesenden Zugriff auf dein Finanzbuchhaltungssystem nach Vereinbarung mit dem Prüfer)
  2. vorliegende Jahresabschlüsse der letzten zwei Geschäftsjahre
  3. gegebenenfalls erteilte verbindliche Zolltarifauskünfte über die Einreihung deiner Waren
  4. Liste mit zuständigen Ansprechpartnern aus dem Bereich Einkauf, Finanzbuchhaltung und Geschäftsführung

Wie Unterlagen aufbereiten ? Am besten digital!

Während der laufenden Zollprüfung profitieren diejenigen Unternehmen, deren Dokumentenablage Ablage bereits elektronisch umgestellt haben. Der Einsatz von Auswertesoftware wie IDEA ist seit Jahren fester Bestandteil einer jeden Zollprüfung. Große Datenmengen können problemlos eingelesen und ausgewertet werden. Dadurch wird die Prüfungszeit erheblich verkürzt und deine Zeit- und Personalressourcen geschont! Die einzigen Unterlagen, die du bei Zollprüfungen noch papiermäßig im Original vorliegen haben musst, sind förmliche Präferenzpapiere und Freiverkehrsbescheinigungen. Selbst Steuerbescheide kannst du gerne digitalisieren.

Fazit aus Teil 1:

Heute hast du erfahren, wie der Zoll sich bei dir meldet, wonach sich der Prüfungszeitraum richtet und wie du die Dauer der Prüfung durch gute Vorbereitung ordentlich verkürzen kannst!

Aber vergiss dabei Folgendes nicht. Der Zollprüfer achtet bei der Kontrolle besonders auf zwei Dinge:

  1. Wurden alle Waren korrekt verzollt ?
  2. Besitzt das Unternehmen eigenes Zoll Know-how, oder muss es künftig in kürzeren Abständen geprüft werden ?

Eine Spedition ist nur dein Vertreter und hat mit deinem internen Zollwissen nichts zu tun. Theoretisch kann die Spedition für dich bei Zollproblemen haften. Aus der Praxis ist mir hierzu jedoch kein Fall bekannt. Du allein bist letztlich für deine korrekten Warenimporte verantwortlich und haftest auch bei Problemen. Melde dich für dein unverbindliches Erstgespräch und wir analysieren gemeinsam deine derzeitige Zollpraxis inklusive deiner Risiken für die kommende Zollprüfung. So erhälst du die notwendige Klarheit zurück. Fülle dazu dieses Kontaktformular aus und ich melde mich in Kürze bei dir zurück!

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